Viktige papirer – sjekkliste for familiens dokumentoversikt

Finn én dokumenttype først

Velg for eksempel forsikringene eller papirene om boligen. Legg dokumenter som hører sammen ved siden av hverandre, og identifiser hvilken versjon som er gjeldende. Noter det du vet; merk resten «må undersøkes». Ikke kast noe fordi en fil ser gammel ut. En eldre versjon kan ha betydning for historikken.

Skill mellom selve dokumentet og en oversikt over det. Oversikten kan ofte deles med færre personopplysninger enn en full kopi. Det viktigste første steget er at andre forstår hva de skal lete etter.

Sjekkliste: hvilke papirer er relevante?

• Bolig og hytte: eierskap, avtaler, forsikring, veiledninger og vedlikehold.
• Lån og økonomiske avtaler: leverandør og hvor oppdatert informasjon finnes.
• Forsikringer: type forsikring, selskap og hvor vilkårene ligger.
• Arbeid og pensjon: kontaktsted og dokumentplassering.
• Bil og andre eiendeler: eierskapsopplysninger, service og avtaler.
• Juridiske dokumenter: om det finnes testament, fullmakt, samboeravtale eller ektepakt, og hvor originalen oppbevares.
• Digitale tjenester: navn på tjenesten, hva den inneholder og relevant kontaktvei.

Listen er et utgangspunkt. Ta bare med det som er relevant for dere, og avklar med dokumentets eier før du samler eller deler opplysninger.

Bruk de samme feltene hver gang

For hver linje skriver du dokumenttype, hvem dokumentet gjelder, hvor gjeldende versjon finnes, hvem som følger opp og dato for siste kontroll. Unngå konto- og fødselsnumre når de ikke trengs for å finne dokumentet. Bruk forståelige plasseringer som «mappen Bolig i skapet på kontoret», ikke bare «hos meg».

Har du en digital kopi, gi filen et beskrivende navn. Behold originalen og skill tydelig mellom signert dokument, utkast og tidligere versjon. Å lagre en kopi i Arvemappa gjør ikke et dokument juridisk gyldig.

Avklar hva familien skal få se

Spør hvem som har behov for oversikten og hvilke detaljer hver person trenger. Det kan være nok å fortelle at et dokument finnes og hvem som kan kontaktes. Ikke samle inn en annens helseopplysninger eller private korrespondanse bare for å gjøre listen komplett.

En delt dokumentoversikt gir ikke i seg selv fullmakt til å handle på vegne av dokumentets eier. Formelle spørsmål om fullmakter, testament og eierskap må vurderes separat.

Prøv om oversikten virker

Be en person du har valgt å dele med, finne ett ufarlig eksempel, for eksempel bruksanvisningen til varmepumpen. Finner personen riktig dokument uten å ringe deg? Hvis ikke, gjør beskrivelsen mer presis. Denne lille prøven avdekker uklare mappenavn og utdaterte lenker.

Gå gjennom oversikten når en avtale endres, dere flytter eller et nytt dokument blir signert. Kontroller også at en eventuell papirkopi viser til riktig sted. Se familiemappeguiden for hvordan dokumentoversikten kan stå sammen med kontakter og praktiske beskjeder.